ILIAS of the Philipps-Universität Marburg
Show Sidebar

Breadcrumb Navigation

Icon Group

Beratung auf Distanz - Sprechstunden planen und durchführen

Tabs

Beratung auf Distanz – Sprechstunden verwalten und durchführen

Sie möchten gerne Ihre Beratung auf Distanz durchführen? Wir haben im Folgenden verschiedene Beratungs- bzw. Sprechstundensettings für Sie ausgearbeitet.

In einer Kombination zwischen ILIAS und dem Webkonferenzsystem BigBlueButton lässt sich die Beratung auf Distanz bzw. Ihr individuelles Sprechstundensetting mit ein wenig Vorbereitung unkompliziert durchführen. Zur Planung Ihrer Beratung auf Distanz eignet sich die Sprechstundenverwaltung im ILIAS-Kalender besonders gut. In der Durchführung der Beratung eignet sich BigBlueButton – insbesondere, wenn Sie 
  • den oder die Studierenden während der Beratung sehen wollen oder wollen, dass diese oder dieser Sie sieht.
  • gemeinsam mit dem oder der Ratsuchenden auf Dokumente, wie Gliederungen, Hausarbeiten, Formulare, aber auch bestimmte Programme, etc. schauen wollen.
  • feste Termine vergeben wollen oder auch ein offeneres Setting ohne vorherige Anmeldung planen.
  • etc.
Symbolbild für ein Dosentelefon gebaut mit einem Lan Kabel
Bild von Michael Schwarzenberger auf Pixabay
Je nachdem in welchem Modus Sie Ihre Sprechstunde anbieten wollen, bieten sich verschiedene Kombinationen oder auch Voreinstellungen in den genannten Anwendungen an:
Sie möchten, ...
eine Voranmeldung der Teilnehmenden mit konkretem Termin.
  • Sprechstundenverwaltung im ILIAS-Kalender 
  • Link zum Webkonferenz-Raum in Sprechstundenbeschreibung hinterlegen
  • Weblink zum Webkonferenz-Raum im ILIAS-Kurs hinterlegen
Sprechstunde ohne vorherige Anmeldung durchführen
  • keine Sprechstundenverwaltung in ILIAS-Kalender
  • Link zum Webkonferenz-Raum im ILIAS-Kurs hinterlegen
ihre Sprechstunde nur für ihre ILIAS-Kurse sichtbar machen
  • Sprechstundenverwaltung in ILIAS-Kalender – Sprechstunde in bestimmten ILIAS-Kursen sichtbar machen
einen Zugang zu Ihrer Beratung über ihre eigene (ILIAS)-Seminargruppe hinaus.
  • Sprechstundenverwaltung im ILIAS-Kalender: Sprechstunde unabhängig vom eigenen Kurs in ILIAS buchbar machen
  • Eigene Sprechstunden-Gruppe in ILIAS anlegen ODER  Sprechstunde im eigenen ILIAS-Profil freigeben
die Teilnehmenden an Ihrer Beratung einzeln in den Webkonferenz-Raum hineinlassen. 
  • Funktion der Warteschlange in BigBlueButton
die Möglichkeit haben, gemeinsam Dokumente/ Informationen anzusehen.
  • Bildschirmfreigabe-Option im BigBlueButton Raum
die Möglichkeit haben, Ihr Gegenüber im Gespräch zu sehen oder gesehen werden.
  • Kamerafreigabe-Option im BigBlueButton Raum
Sie können natürlich auch die beiden Möglichkeiten: 1) Verwaltung der Sprechstunde in ILIAS und 2) Durchführung der Beratung in BigBlueButton unabhängig voneinander nutzen oder mit anderen Vorgehensweisen (Anmeldung per Email, Telefonberatung, etc.) kombinieren.
Symbolbild für eine Kalenderseite

Sprechstunden in ILIAS verwalten

Die eigene Sprechstunde in ILIAS zu verwalten, bietet Ihnen und Ihren Studierenden viele Möglichkeiten.
  • Sie und die Studierenden haben jederzeit einen Überblick darüber, wann Sprechstundentermine bei Ihnen frei sind.
  • Sie können Ihre Sprechstunde in Ihrem ILIAS-Kalender verwalten.
  • Die Studierenden können Zeiträume buchen und erhalten automatisch eine Bestätigungsemail.
  • Sie und der oder die Studierenden können jederzeit nachsehen, wann entsprechende Termine gebucht sind.
Alle diese Optionen bietet die Sprechstundenverwaltung von ILIAS. Sie können zusätzlich dazu entscheiden, ob Sie Ihre Sprechstunde persönlich, telefonisch oder in einer Videokonferenz anbieten. Die Organisation der Sprechstunde erübrigt ein ständiges Hin-und-Her-Mailen bezüglich passender Termine oder auch den klassischen Zettel an der Bürotür.
Sprechstundenverwaltung im ILIAS-Kalender
In ILIAS können Sie Ihre Sprechstunde so einrichten, dass die Studierenden dort selbstständig Termine buchen können. Diese Funktion können Sie über die Kalenderfunktion einrichten. Auf der Hauptseite von ILIAS können Sie über „Persönlicher Schreibtisch – Kalender – Sprechstundenverwaltung“ eine neue Sprechstundenreihe erstellen.


Eine ausführliche Erklärung finden Sie dazu im ILIAS-Blog 
Screenshot aus ILIAS zur Illustration einer Sprechstundenverwaltung
Hier lassen sich unter "Neue Sprechstundenreihe anlegen" die entsprechenden Termine einrichten.

Hier muss natürlich ein Titel eingegeben und die Termine müssen bestimmt werden. Hierbei wird der Anfang des Termins bspw. der Sprechstunde angegeben und dann werden die entsprechenden Zeiträume festgelegt. Auch Wiederholungen lassen sich einstellen und ersparen das nochmalige Erstellen eines festen Termins.
Wenn es sich um Einzelsprechstunden handelt, legen Sie hier fest, dass es nur eine Anmeldung pro Termin geben darf. Bei Gruppenterminen entsprechend der maximalen Anzahl der teilnehmenden Gruppenmitglieder.

Durch das Anlegen der Möglichkeit "Späteste Anmeldung" schaffen Sie sich Planungsspielraum für den zur Verfügung stehenden Zeitraum. Studierende können sich dann nur bis zu dem genannten Zeitpunkt in Ihre Sprechstunde einbuchen.
Unter Ort können Sie angeben wo (in ihrem Büro, im Besprechungsraum,...) und wie (telefonisch, virtuell, persönlich) die Sprechstunde stattfinden wird. In der Beschreibung lassen sich alle für die Studierenden wichtigen Informationen ergänzen. 

Durch eine Verknüpfung mit einem Objekt im Magazin (bspw. dem eigenen Kurs, der eigenen Gruppe) stellen Sie sicher, dass Ihre Sprechstunde nur in dem Kurs angezeigt wird, für den sie vorgesehen ist, oder nur der Gruppe von Studierenden angezeigt wird, die an der Sprechstunde teilnehmen sollen.  
Screenshot der zeigt wie in ILIAS eine neuee Sprechstundenreihe angelegt werden kann
Durch die Verknüpfung einer bestimmten Sprechstundenreihe mit einem bestimmten Objekt im Magazin, können Sie sicherstellen, dass sich nur eine bestimmte Zielgruppe zu einer spezifischen Sprechstunde anmelden kann. Wenn alle Studierenden aus allen Kursen teilnehmen können sollen, dann verknüpfen Sie entsprechend mehrere Objekte mit einer Sprechstundenreihe.
Sprechstunde nur in bestimmten ILIAS-Kursen buchbar machen
Sprechstunde unabhängig vom eigenen ILIAS-Kurs buchbar machen
In manchen Arbeitsbereichen (Erasmus, Praktikum, Studienberatung, Prüfungsamt, ...)  sind es nicht immer nur die Studierenden in den eigenen Lehrveranstaltungen, die Sprechstunden buchen (wollen). Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten, Ihre Sprechstunden auch für alle Interessierten öffentlich zugänglich und somit buchbar zu machen. 
Semesterübergreifende Gruppe in ILIAS erstellen
In diesem Szenario lassen Sie sich eine ILIAS-Gruppe im semesterübergreifenden Bereich Ihres Fachbereichs einstellen. Diese sollten Sie möglichst konkret benennen, beispielsweise "Sprechstunde Prof. Dr. Müller". In dieser Gruppe regeln Sie die Beitrittsmodalitäten so, dass alle ILIAS-Nutzerinnen und Nutzer ohne Passwort oder Anmeldung der Gruppe beitreten können. Ihre Sprechstundenreihe verknüpfen Sie wie oben beschrieben mit diesem Objekt aus dem Magazin. 

Dann verlinken Sie die Gruppe entsprechend auf Ihrer Personenseite im CMS oder auf der Webseite des Arbeitsbereichs/Instituts. Ebenso können Sie diese auch in Ihrer Email-Signatur hinterlegen. 
Die Sprechstunden werden wie gewohnt über den Kalender erzeugt und verwaltet. 
Einbinden des Kalenders ins ILIAS Profil
Sie können den Kalender, in dem die Sprechstunden angezeigt werden und buchbar sind, mit ihrem ILIAS Profil verknüpfen. Damit sind die Sprechstundentermine für alle ILIAS-Nutzerinnen und Nutzer sichtbar, die auf ihr Profil gehen. Im Kalender werden nur die  Sprechstunden-Termine eingetragen, andere Termine im Kalender werden nicht angezeigt. Das Profil lässt sich dann in einer Verlinkung auf der Webseite des Instituts/Arbeitsbereiches oder ihrer Personenseite sichtbar machen.  Ebenso können Sie diese auch in Ihrer Email-Signatur hinterlegen. 
Befolgen Sie folgende Schritte zur Verknüpfung des Kalenders mit ihrem ILIAS-Profil:

1) Bei ILIAS anmelden und unter "Persönlicher Schreibtisch - Portfolio" auswählen.

2) Dort legen Sie ein neues Portfolio an, vergeben einen Titel und benennen die erste Seite.
ILIAS Screenshot der zeigt wie ein Portfolio angelegt werden kann
   
3) Auf der folgenden Seite können Sie rechts unter "Aktionen" die Seite bearbeiten.
ILIAS Screenshot der zeigt wie neue Portfolioseiten erstellt werden können
    
4) Im ILIAS-Seiteneditor kann man dann über das +-Symbol zunächst "Persönliche Daten" einbinden. In der Option Automatisch werden die Daten ihres Profils automatisch übernommen. In der Option Manuell können Sie bestimmte Daten, die verwendet werden sollen, auswählen. Über den Button oben links können Sie ihre "Persönlichen Daten editieren".

5) Zurück im Seiteneditor können Sie nun in einem weiteren Schritt die "Sprechstunden" einbinden. Auch hier lassen sich automatisch alle Sprechstunden veröffentlichen oder manuell nur eine Auswahl von Sprechstundengruppen.
ILIAS Screenshot der die Einbindung des persönlichen Profils in ein Portfolio erläutert
    
6) Zum Abschluss gehen Sie zurück in die Portfolio-Übersicht und setzen dieses Portfolio unter Einstellungen "online" und unter Freigabe fügen Sie "alle registrierten Nutzer" hinzu.

7) In der Portfolio-Übersicht können Sie dieses Portfolio nun als "Mein Profil setzen" und somit freigeben.
ILIAS Screenshot der das Hinzufügen von Nutzerinnen und Nutzern zu einem Portfolio zeigt
     
8) Über Ihr eigenes Profil ("Persönliche Daten und Profil" - über den Zugang in ILIAS ganz oben rechts), können Sie dieses dann einsehen.
ILIAS Screenshot der das persönliche Profil mit fertig angelegtem Kalender zeigt
Die Sprechstunden werden wie gewohnt über den Kalender erzeugt und verwaltet. 
Als weitere Möglichkeit der Buchung von Sprechstunden kann auch der ILIAS Buchungspool verwendet werden. Dieser ist auf den jeweiligen Kurs, in dem der Buchungspool engestellt ist, beschränkt und bestätigt nicht automatisch eine Buchung. Es besteht zudem keine Verknüpfungsmöglichkeit zum Kalender.

Sprechstunden in BigBlueButton durchführen

Grundsätzlich lässt sich ihre Beratung auch als Telefonat, Chat oder in anderen Webkonferenz-Systemen durchführen. Wir wollen Ihnen hier die Funktionen von BigBlueButton vorstellen, da hier die notwendigen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit geboten werden und verschiedene Funktionen enthalten sind, die Sie bei der Durchführung Ihrer Beratung unterstützend nutzen können. Allgemeinere Informationen finden Sie auf der Seite des HRZ.
Logo für BigBlueButton
Voreinstellungen in BigBlueButton
Zunächst sollten Sie, um eine Sitzung vorzubereiten, einen Webkonferenz-Raum mit ensprechender Einstellung anlegen: 

Navigieren Sie zunächst zur Verteilerseite und wählen Sie Ihr Szenario: Lerngruppe oder verifizierte Gruppen. Melden Sie sich mit Ihrem Uni-Account an und wählen Sie auf dem Dashboard "Neuen Raum anlegen" aus.

Um sicherzugehen, dass Sie als Beratende bestimmen können, wer den Raum zusätzlich betritt und um Störungen zu vermeiden, sollten Sie die Voreinstellung "Freigabe durch Moderator bevor der Raum betreten werden kann" einstellen. 
Beitritt nach Zulassung - Warteschlange in BBB
Wenn Sie die Voreinstellung "Freigabe durch den Moderator bevor der Raum betreten werden kann" vorgenommen haben, entsteht während der Nutzung des Raums eine Warteschlange und Sie können die wartenden Teilnehmenden zulassen. Dies kann in der Reihenfolge des Erscheinens oder nach Namen oder Gruppenzugehörigkeit geschehen. 

Eine kleine Anleitung:
  • Nach dem Öffnen des Raums sehen Sie die gewohnte Oberfläche.
  • Wenn nun Personen versuchen, den Raum zu betreten, erscheint eine Pop-Up-Nachricht oben rechts.
  • Aus der Perspektive des Gastes erscheint beim Versuch beizutreten die Nachricht „Please wait for a moderator to approve you joining the meeting“.
  • Links im Bereich der Teilnehmerverwaltung wird die Anzahl der „Wartenden Teilnehmer“ angezeigt.
  • Durch einen Klick auf die Anzeige wird ein Menü angezeigt, welches die unbearbeiteten Gäste nummeriert auflistet. Hier können alle Gäste einzeln zugelassen oder abgelehnt werden.
  • Im oberen Teil des Menüs können alle Personen auf einmal zugelassen oder abgelehnt werden.
  • Wenn Sie nun jemanden zulassen möchten, können Sie dies im ausgeklappten Menü rechts neben dem Namen über „Accept“. So können Sie auch mehrere Personen hintereinander in den Raum lassen oder beispielsweise Gruppen gleichzeitig zulassen.
Zum Ende der Beratung verlassen die Teilnehmenden den Raum durch das Schließen des Browsers oder Sie können diese durch einen Klick auf den Namen entfernen.
Bildschirmfreigabe in BigBlueButton
Um in der Beratung gemeinsam auf Dokumente oder beispielsweise in Unterlagen oder Anwendungen, die nur die beratende Person einsehen kann, schauen zu können, empfiehlt sich die Bildschirmfreigabe.
Wichtig ist hierbei, dass die Person, die den Bildschirm übertragen möchte, die Rolle der Präsentatorin oder des Präsentators annimmt. Diese kann durch das Anklicken des Aktionen-Button (Kreuz im blauen Kreis) im unteren Bereich der BigBlueButton-Oberfläche über "Rolle annehmen" angenommen werden. Sie als Moderation können diesen Status auch über das Anklicken des Namens der Person an diese übergeben. 
Die Bildschirmfreigabe funktioniert nicht ausgehend von mobilen Endgeräten.
Alternative: Präsentation hochladen

Wenn es sich lediglich um Dokumente, die besprochen werden sollen, handelt, wie vorgefertigte Präsentationen, erstellte Gliederungen, zu besprechende Hausarbeiten, etc. eignet sich auch die Option "Präsentationen hochladen".

Diese Dokumente sollten in PDF-Format konvertiert und hochgeladen werden, da diese eine bessere Qualität haben und die Konvertierung in BigBlueButton selbst mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Kamerafreigabe in BigBlueButton
In einer Eins-zu-Eins- oder Kleingruppenberatung kann es durchaus sinnvoll sein, den oder die Gegenüber zu sehen oder auch gesehen zu werden. Hierfür lässt sich die Kamera Ihres PCs oder mobilen Endgeräts übertragen. 

Wählen Sei dazu das Kamerasymbol aus und stellen Sie Ihre Webcam ein. Wichtig ist, dass Sie dazu sicherstellen, dass eine Kamera am Gerät vorhanden ist und die Freigabe im Browser nicht blockiert wird. 
weitere hilfreiche Funktionen in BigBlueButton
Geteilte Notizen
Die Funktion der geteilten Notizen eignet sich sehr gut, um Gesprächsnotizen für beide Personen sichtbar festzuhalten. Hierüber lassen sich auch anklickbare Links teilen. Diese finden Sie in der linken Spalte der BigBlueButton-Oberfläche. Über die Exportfunktion (gegenläufige Pfeile in der rechten oberen Ecke) lassen sich diese in verschiedene Dokumentenarten exportieren. Zu beachten ist, dass beim Verlassen des Raums die Notizen gelöscht werden. Zudem sollten diese vor dem Eintreten des nächsten Teilnehmenden händisch gelöscht werden, da dies nicht automatisch geschieht, wenn Sie im Raum verbleiben.
Auf dem gemeinsamen Whiteboard zeichnen 
Es besteht die Möglichkeit, eine weiße Folie nach dem Freischalten durch Sie als Moderation als Whiteboard zu verwenden. Beide teilnehmenden Personen haben so die Möglichkeit, zu zeichen oder auch kurze Texte zu verfassen.

Sprechstunden in BigBlueButton mit ILIAS-Kurs und/oder -Kalender verknüpfen

Um den Zugang zum Webkonferenzraum an die Studierenden, die sich zur Beratung anmelden können sollen, weiterzugeben, bieten sich in ILIAS zwei Wege an:

1) Zum einen können Sie den Weblink zum Zugang in der Beschreibung des Sprechstundentermins selbst hinterlegen. Dies bietet den Vorteil, dass die Studierenden direkt in der Bestätigungsemail, die ILIAS automatisch bei der Buchung des Termins verschickt, den Zugang zugesendet bekommen. 
2) Zum anderen können Sie den Weblink zum Zugang in Ihrem Kurs bzw. Ihren Kursen in ILIAS direkt hinterlegen. Dies bietet sich an, wenn Sie Ihre Sprechstunde ohne Anmeldung in einem bestimmten Zeitraum anbieten wollen.
Symbolbild für eine Kalenderseite mit BigBlueButton Logo
Weblink in Beschreibung des Sprechstundentermins hinterlegen
Nachdem Sie Ihren BigBlueButton Raum entsprechend der für Sie notwendigen Voreinstellungen eingerichtet haben, können Sie diesen in der Beschreibung Ihrer Sprechstundentermine hinterlegen.

Wir empfehlen, folgenden Text beim Anlegen der Sprechstunde in ILIAS in der Beschreibung zu hinterlegen.

Die Sprechstunde findet in diesem Raum hier den Link des Webkonferenzraums einfügen statt. Stellen Sie vor Betreten des Raums sicher, dass Ihr Mikrofon und Ihre Lautsprecher funktionieren. Sie gelangen nach dem Anklicken des Links in einen Warteraum und werden dann von der Moderation zur Sprechstunde freigegeben.

In dieser Beschreibung können Sie ebenso weitere Informationen zur Vorbereitung auf die Beratung oder das Verhalten im Webkonferenz-Raum hinterlegen.
Ein großer Vorteil ist, dass die Studierenden und Sie eine Bestätigungsemail bei der Buchung der Sprechstunde erhalten. In dieser Email wird die Beschreibung mitgesendet, so hat jede*r Teilnehmende den entsprechenden Link vorliegen und kann ihn zu gegebener Zeit direkt nutzen.
Weblink im ILIAS Kurs hinterlegen
Nachdem Sie Ihren BigBlueButton Raum entsprechend der für Sie notwendigen Voreinstellungen eingerichtet haben, können Sie diesen als Weblink in dem entsprechenden Kurs hinterlegen. Eine entsprechende Anleitung finden Sie hier.

Auch in diesem Fall können Sie weitere Informationen zur Vorbereitung auf die Beratung oder das Verhalten im Webkonferenz-Raum hinterlegen. Sie könnten zudem im Kurs die Möglichkeit einrichten, dass Studierende vorab Dateien (beispielsweise Gliederungen) einreichen, die Sie dann gemeinsam besprechen. Hier bietet es sich an, eine Übung ohne Abgabetermin einzurichen.
Ein großer Vorteil ist hier, dass Sie sich in Ihrer Sprechstunde nicht nach einem festen Terminplan richten müssen und der Zugang zum Webkonferenz-Raum sowie die Upload-Möglichkeit für weitere Dokumente zusammen an einem Ort hinterlegt werden können.

Calendar (Block)

Mo Tu We Th Fr Sa Su
31
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
1
2
3
4