Um Bildmaterial zu organisieren gibt es eine Open Source Software, d.h. eine freie Software, namens Tropy, die ein Pendant v.a. zu Zotero ist.

Damit können digitale (aber auch analoge) Bilder, Architekturphotos, Grafiken ebenso wie Handschriftenscans -- kurzum: alles was irgendwie als Bild vorliegt -- organisiert und v.a. wiedergefunden werden.

Sie können Ihre Bilder einfach über Drag & Drop importieren oder ganze Ordner auswählen. Die Dateien werden nicht nach Tropy importiert; die Dateien bleiben in dem Ordner, es werden nur Verweise auf die Dateien erstellt. Sie sollten vorher einen Ablageort auswählen und eine Ordnerstruktur erstellen (z.B. lokal auf einer externen Festplatte oder in einem Cloudspeicherdienst wie Hessenbox oder Dropbox).

In Tropy können Sie die Bilder direkt mit Metadaten anreichern: Notieren Sie Titel, Urheberin, Entstehungszeit, aber auch den Namen des Museums oder Archives, die Inventarnummer, Hinweise zum Urheber- und Verwertungsrecht.

Es gibt in Tropy verschiedene Metadatenschemata, z.B. Tropy Generic, Dublin Core, Tropy Correspondence. Letzteres hat besondere Felder, um Korrespondenzpartnerinnen zu erfassen. Sie können weitere eigene Schemata hinzufügen oder definieren, um besondere Metadaten Ihrer Objekte zu erfassen. 

Es gibt eine einfache Bildbearbeitung in Tropy, z.B. zum Entfärben, Invertieren der Farben oder Schärfen. Die Änderungen betreffen nur das Bild in Tropy, nicht die Originaldatei!

Sie können mehrere Notizen zum Bild erstellen: z.B. Bildbeschreibungen, zusätzliche Materialien zum Bild oder Transkriptionen von handschriftlichem Archivmaterial.

Sie können mehrere Dateien zu einem Objekt zusammenfassen: Z.B. können Sie Ausschnitte eines Bildes, mehrere Aufnahmen eines Objektes (aus verschiedenen Perspektiven, Total- und Detailansichten etc.) erstellen oder mehrere Seiten eines gescannten Dokumentes zusammenfügen.

Jedes Dokument kann dann mit eigenen Metadaten und Notizen beschrieben werden.

Die Grundstruktur in Tropy wird mit Projekten erstellt. Sie können aber nur innerhalb eines Projektes suchen! Aus diesem Grund sollten Projekte nicht zu kleinteilig sein, ansonsten müssen Sie zu häufig zwischen verschiedenen Projekten hin- und herwechseln und wissen mitunter nicht mehr, welche Bilder sich in welchem Projekt befinden.

Statt für jedes Seminar ein eigenes Projekt anzulegen, könnten Sie Listen für Ihre Lehrveranstaltungen erstellen, oder Listen nutzen, um Materialien für Ihre Seminararbeit zu organisieren.

Und schließlich können Bilder thematisch über Tags erfasst werden und Tags über Farben zu Gruppen zusammengefasst werden.