ILIAS@UMR: Blog zum Einsatz digitaler Tools und Medien in der Lehre
Blog zum Einsatz digitaler Tools und Medien in der Lehre
Wir räumen auf!
Grotefend, Svenja Christine [grotefes_a], Gorgas, Martin [gorgasm_a] - 6. Jul 2022, 10:20
Nach mittlerweile anderthalb Jahrzehnten ILIAS an der Uni Marburg ist nun der Zeitpunkt gekommen, an dem wir alte, nicht mehr benötigte Inhalte löschen. Wie wir dabei vorgehen, und wie Sie Inhalte vor dem Papierkorb bewahren können, können Sie hier nachlesen.
Gründe für Deprovisionierung
Allein in der ersten Hälfte 2022 sind um die 100.000 Dateien in ILIAS dazu gekommen.
Seit ein paar Jahren können wir einen exponentiellen Anstieg der Datenmenge auf ILIAS feststellen. Nicht nur Dateien, sondern auch die Anzahl der Kurse und anderer ILIAS-Objekte hat durch die zunehmende Durchdringung der digitalen Lehre enorm zugenommen. Die Lernplattform kann aber nicht unbegrenzt immer größer und größer werden. Wir mussten daher die Entscheidung treffen "aufzuräumen" und haben ein Verfahren entworfen, um ggf. veraltete Inhalte von der Lernplattform zu entfernen. Durch regelmäßige Deprovisionierung werden Daten (und damit Ressourcen) gespart. Außerdem wird so ILIAS schneller für Nutzer*innen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass durch das regelmäßige Löschen alter Daten eine rechtliche Sicherheit gegeben ist. So ist z.B. der Zugriff Studierender auf Literatur im Rahmen der Lehre abgedeckt - wenn die Veranstaltung aber mehrere Jahre zurückliegt, greift dies irgendwann nicht mehr. Durch Deprovisionierung wird der Zugriff automatisch entzogen, und es entstehen keine Grauzonen.
Wir haben uns extra für einen langen Zeitraum entschieden, bis Inhalte tatsächlich gelöscht werden: Nur Lehrveranstaltungen, die länger als 12 Semester zurückliegen, sollen gelöscht werden. Es besteht zudem immer die Möglichkeit für Admins, Kurse in den semesterunabhängigen Bereich zu verschieben, um sie längerfristig zu erhalten.
Der Papierkorb
Wir haben uns für eine transparente, low-tech Variante für die Deprovisionierung entschieden: Kategorien, die demnächst gelöscht werden sollen, werden in "Papierkorb (XY)" umbenannt. Dies geschieht zeitgleich mit dem Anlegen der neuen Kategorien für das nächste Semester, also generell im Februar bzw. August. Einige Monate darauf werden alle Papierkörbe gelöscht. Bis dahin können Inhalte aus den Papierkörben gesichert oder verschoben werden, um nicht mitgelöscht zu werden. Unten finden Sie Vorgänge nach Typ im Detail erklärt.
Ob ein Kurs innerhalb eines Papierkorbs liegt, ist über den Pfad auf dem Dashboard bzw. unter Meine Kurse und Gruppen ersichtlich.
Papierkörbe werden je am 30.06. und 31.12. gelöscht. Damit stehen mehrere Monate zur Verfügung, um in einem Papierkorb befindliche Umfragen, Kurse, oder deren Inhalte, zu sichern.
Curriculare Lehre
Kurse bleiben für 6 Jahre erhalten (Regelstudienzeit + 1 Jahr).
Alle älteren Kategorien (bis inkl. WiSe 2016/17) im Archiv werden umbenannt in "Papierkorb (Semester <XY>)" oder in eine "Papierkorb"-Kategorie unterhalb des Archives einsortiert. Künftig wird beim Anlegen der neuen Semesterkategorien (ca. ab Februar bzw. August) die älteste Kategorie im Archiv in 'Papierkorb (Semester <XY>)' umbenannt.
Wenn betroffene Kurse erhalten bleiben sollen, müssen sie in den Bereich "semesterunabhängige Veranstaltungen" verschoben werden.
Umfragen
Wir führen Jahreskategorien ein, z.B. „Umfragen (2022)“. Darin können Umfragen direkt von Ihnen angelegt werden.
Zum Jahreswechsel wird von uns je die neue Kategorie angelegt: z.B. „Umfragen (2023)“. Ab diesem Zeitpunkt wird die vorige Kategorie in „Papierkorb Umfragen (20XY)“ umbenannt und inaktiviert, d.h. dort können keine neuen Umfragen angelegt werden, oder bereits Existierende bearbeitet. Umfragen, die über den Jahreswechsel aus aktiv sind, können in die aktuelle Kategorie verschoben werden.
Da es sich um Jahreskategorien handelt, wird nur einmal im Jahr der Papierkorb gelöscht - am 30.06.
Studentischer Arbeitsbereich
Wir etablieren Semesterkategorien (je 3 Semester + Papierkorb), wie es aus dem Bereich der curricularen Lehre bekannt ist. Parallel zur Erstellung der neuen Semesterkategorie wird die älteste Kategorie in Papierkorb umbenannt.
Fortlaufend benötigte Bereiche (z.B. Fachschaftsordner) bleiben als Kurse außerhalb der Semesterkategorien erhalten.
Gruppen können nur in der aktuellen Semesterkategorie angelegt werden. Weiterhin benötigte Gruppen können von Gruppenadmins in laufendes Semester verschoben werden.
AGs mit externen Beteiligten
Diese AGs haben oft sehr unterschiedliche Laufzeiten, und ihre Anzahl ist übersichtlich. Daher gibt es für diesen Bereich zunächst kein Deprovisionierungs-Schema.
