ILIAS@UMR: Blog zum Einsatz digitaler Tools und Medien in der Lehre

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Abschaltung von Funktionsaccounts in ILIAS

Grotefend, Svenja [grotefes_a], Gorgas, Martin [gorgasm_a] - 7. Okt 2026, 09:29

Die Ausgangslage

Bisher war es möglich, in ILIAS über Funktionsaccounts mehreren Personen dieselben Rechte einzuräumen, ohne deren persönliche Accounts zu verwenden. Genutzt wurde dies z.B. von Dekanaten, Sekretariaten, Fachschaften, und Arbeitsgruppen. Die Zugangsdaten wurden mit mehreren Personen geteilt, daher lässt sich hier kein 2. Faktor zur Authentisierung einfügen. Änderungen, die mit dem Funktionsaccount durchgeführt wurden, ließen sich nicht eindeutig einer Person zuordnen.

Wachsender Bedarf für IT-Sicherheit

Die bittere Realität ist, dass Universitäten seit mindestens 2021 massiv im Fokus von Cyberangriffen stehen und wir auf unseren Servern täglich entsprechende Angriffsversuche verzeichnen. Das klassische Teilen von Zugangsdaten stellt ein massives Sicherheitsrisiko dar, das wir in der heutigen Bedrohungslage schlicht nicht mehr verantworten können. 

Als notwendige Folge werden immer mehr unserer Systeme mit 2-Faktor-Authentisierung (2FA) gesichert. Die 2FA dient dazu, die handelnde Person eindeutig zu identifizieren und den Missbrauch von Accounts durch Phishing zu verhindern. Für Staff- und Studentsaccounts ist dies in ILIAS seit einiger Zeit umgesetzt. Damit sind die wenigen verbliebenen Funkionsaccounts, die keinen 2. Faktor haben (und deren Logindaten zudem noch geteilt werden), nun eine nicht mehr tragbare Schwachstelle.

Das Delegieren von Aufgaben an Mitarbeitende muss künftig über gezielte Rechtevergaben an persönliche Accounts erfolgen. Uns ist bewusst, dass dies zusätzlichen Aufwand erfordert. Die Umstellung betrifft aber nur einen sehr kleinen Teil der ILIAS-Nutzenden und stellt auch nur einen Bruchteil des Aufwands dar, der durch einen erfolgreichen Angriff und wochenlange Ausfälle für die über 25.000 Nutzerinnen und Nutzer von ILIAS verursacht würde.

Neue Vorgehensweisen

Da Funktionsaccounts den Sicherheitsansprüchen nicht mehr genügen, werden sie zum 28.02.2027 in ILIAS deaktiviert.

Verbesserte Transparenz: Ein Vorteil bei der ausschließlichen Nutzung der persönlichen Accounts ist, dass sich nun klar nachvollziehen lässt, wer welchen Änderungen vorgenommen hat.

Jetzt schon umsteigen: Wir empfehlen, dass Sie so bald wie möglich auf die Nutzung personalisierter Staff- und Studentsaccounts umsteigen - dann fallen mögliche Stolpersteine früh auf und können aus dem Weg geräumt werden. Um Ihnen die Umstellung zu erleichtern, haben wir für die häufigsten Szenarien Handlungsempfehlungen zusammengestellt.

So können Sie sich (und anderen) Admin-Rechte geben:

  • Loggen Sie sich mit dem Funktionsaccount ein und rufen Ihre Kurse auf. 
  • Unter dem Reiter Mitglieder können Sie oben Ihren (und andere) Accountnamen eintragen, und dahinter "Kursadminstration" auswählen.
  • Nun Klicken Sie noch auf "Hinzufügen", und schon ist der Account Kursadmin.
  • Eine automatische Systemmail mit Kurslink wird versandt. So bekommen auch Ihre Kolleg*innen es mit, wenn Sie deren persönliche Accounts als Admins eingetragen haben.

Kurse können in ILIAS via Webformular oder über Autorenrechte angelegt werden. Als zusätzlichen Schritt fügt diese Person unter dem Reiter Mitglieder weitere Admins hinzu.

Autorenrechte (für das selbstständige Anlegen von Kursen und Gruppen) für persönliche Accounts können formlos via Mail an ilias@uni-marburg.de beantragt werden.

Exkurs: Mit wenigen Klicks Kursinhalte übernehmen.

Ein guter Moment, um auf die Marvin-Verknüpfung zu setzen: Die Anbindung über Marvin kann hier effizient eingesetzt werden. Wird ein ILIAS-Kurs über die Marvin-Anbindung erzeugt, werden automatisch alle Lehrenden und "zusätzlichen" Personen aus Marvin nach ILIAS als Admins übertragen. 

Funktionsmails aus ILIAS, z.B. über Beitritte oder Abgaben, die bislang an die Mailadresse des Funktionsaccounts gingen: Alle Personen werden als Admins eingetragen. Unter Mitglieder können für alle, die solche Systemmails erhalten sollen, via Häkchen "Benachrichtigungen" aktiviert werden.

Mails von Kursmitgliedern: Unter dem Reiter Info und/oder auf der Inhaltsansicht ("Seite gestalten") kann eine Funktionsmailadresse verlinkt werden.

Neu: Unter Inhalt können Kontakte als eigenes Panel hinterlegt werden. Damit können eine oder mehrere Kontaktpersonen besonders gut sichtbar gemacht werden.

Mails an Kursmitglieder: Sie können weiterhin Mails über ILIAS an die Kursrollen verschicken: wenn Sie dort Kursmitglieder und Kursadminstration auswählen, erhalten alle die Mail.
Empfehlung: Teilen Sie in der Mail mit, in wessen Namen sie verschickt wird, und wohin eine Antwort gehen soll: "Im Auftrag von Prof. Dr. XY / Im Namen des Instituts X. Bitte richten Sie Rückfragen an unsere Instituts-Mailadresse platzhalter@platzhalter.de"

Alternative zu Mails: Sie können stattdessen ein Forum verwenden. Mehr dazu finden Sie im nächsten Punkt.

Sie können das Forum nutzen, um Fragen zur Organisation zu beanworten und allgemeine Informationen zur Verfügung zu stellen. Sie können darin selbst Themen anlegen, um Grundsätzliches kundzutun, und Feedback dazu zu erhalten. Vorteil: Die Informationen darin sind jederzeit für alle einsehbar, also ggf. leichter zu finden als eine alte E-Mail.

Die Kursmitglieder können dort Fragen stellen, die von jeder Person des Betreuungsteams beantwortet werden können - damit lässt sich die Arbeitslast gut verteilen. Der Aufwand könnte sogar zurück gehen, da mehrere Einzelmails zur selben Fragestellung vermieden werden können.

Sie können für das Forum die Benachrichtigungen automatisch für die Mitglieder aktivieren. Dann erhalten alle Mitglieder eine Systembenachtigung, wenn es im Forum einen neuen Beitrag gibt (mit dem Link dorthin). So verpasst niemand eine neue Information.

Hier gibt es zwei Wege:

  • Sie können dem Studentsaccount Rechte erteilen und nach Ablauf des Vertrags die Rechte entziehen (z.B. als Kursadmin austragen; dem HRZ melden, dass Autorenrechte entzogen werden sollen).
  • Sie können für die Tätigkeit als studentische Hilfskraft einen Staffaccount für die SHK beantragen, welcher als Admin eingetragen wird. Mit Ablauf der Stelle wird der Staffaccount gesperrt.

Für Gastaccounts gibt es bereits Verfahrensweisen, je nach Szenario:

War Ihr Szenario nicht dabei? Melden Sie sich bei uns, und wir suchen gemeinsam nach einer Lösung: ilias@uni-marburg.de

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